Совет добавлен

Как сшить документы

Сшивание документов – распространенная в канцелярской и офисной среде процедура. Несмотря на то, что она кажется простой, существует специальный регламент, определяющий правила сшивания документов и их оформления. И эти правила следует знать, чтобы документы, отправленные на тендер или в архив, не были возвращены на дальнейшее оформление и перешивание.
Как сшить документы
Инструкция
1
Для обеспечения сохранности документов после прошивки, а также для того чтобы они хранились в правильном порядке, все листы кроме описи должны быть пронумерованы. Документы подшиваются в хронологическом или алфавитном порядке. Конверты с вложенными листами нумеруются раньше вложенных листов. Пустые листы исключаются из дела и уничтожаются, не нумеруясь.
2
Нумеруйте листы дела простым карандашом сверху вниз, оставляя номера в верхнем правом углу каждого листа, не затрагивая текст. Фотографии и графические материалы нумеруйте на обратной стороне в левом верхнем углу.
3
Если в документах встречаются какие-то карты, склеенные из нескольких листов, нумеруйте их как один лист, указывая число листов в склейке. В конце нумерации составьте заверительную надпись на отдельном листе. Укажите в ней количество листов и особенности отдельных документов, а также их физическое состояние.
4
Кроме того, для подшитого комплекта документов нужно составить опись. Не нумеруйте листы описи. В описи напишите название документа, впишите дату составления описи, аннотацию, определяющую назначение комплекта документов, а также перечислите все документы, учитывая количество листов. В конце описи впишите имя, фамилию и отчество составителя.
5
Обложка каждого дела должна иметь размеры 229х324 мм. На первом и последнем листе дела наклейте перед прошивкой полосы тонкого картона. Через эти полосы пропускается шнур. Для оформления дела используйте силикатный клей.
6
На левом крае полей, не затрагивая текстовое поле, сделайте три отверстия шилом или дыроколом симметрично по всей высоте листа, на расстоянии 3 см друг от друга. Для прошивки используйте прошивные нитки или банковский шпагат, а также прошивочную иглу.
7
Прошивайте документ два раза, чтобы обеспечить прочность комплекта. Из центрального отверстия на обороте последнего листа вытяните концы нитки и свяжите их узлом. Наклейте на дело наклейку с заверительной надписью, опечатав его и закрыв узел.
8
Оставьте свободными концы нитей. На заверительной наклейке должна быть четкая и различимая подпись руководителя, а также печать организации.
Найдите сами
Поделитесь:
Полезен совет?
Добавить комментарий
Осталось символов: 500
Войти на сайт
или
Забыли пароль?
Еще не зарегистрированы?