Совет 1: Как составить отчет о проделанной работе

Иногда бывает труднее отчитаться о проделанной работе, чем выполнить ее. А между тем, от такого отчета может зависеть очень многое. По вашему отчету тот, кто будет читать его, не только составит представление о том, что было вами сделано, но и вполне может узнать о ваших деловых качествах.
Инструкция
1
Определитесь с периодичностью отчета. Они бывают еженедельными, ежемесячными, квартальными и годовыми. От этого зависит детальность представляемого отчета. Еженедельный и ежемесячный отчет предназначены для оперативного контроля, поэтому они предполагают высокую степень детализации, подробное описание каждого этапа. В квартальном и годовом отчете проводится уже только анализ работы по всем видам деятельности и представляются его результаты.
2
Форма изложения результатов деятельности в еженедельном или ежемесячном отчете должна быть краткой и ясной. В них указывайте только конкретную выполненную работу и приводите конкретные цифровые показатели, которые количественно характеризуют вашу деятельность. Если есть большие расхождения в показателях по сравнению с предыдущим отчетным периодом, то отразите причины такого расхождения и проанализируйте их. Если вы знаете, как решить проблему, то свои предложения тоже можете изложить в отчете.
3
Информационная структура отчета о проделанной работе должна быть однородна для всего документа. Продумайте форму его представления. В табличном виде он, наверняка, будет более наглядным и компактным. Кроме того, если эту таблицу делать, например, в Excel, то сводный, ежемесячный отчет можно иллюстрировать наглядными диаграммами.

Совет 2: Как сделать отчет о работе

Рано или поздно каждый работник сталкивается с вопросом: как правильно составить отчет о своей работе. Любой отчет – важный инструмент для работника и руководителя, с помощью такого формализованного вида коммуникации руководитель получает необходимую ему информацию, которая нужна для анализа и оценки деятельности сотрудника.
Инструкция
1
Прежде всего, необходимо определится, какой именно вид отчета необходимо составить: разовый или рабочий. Разовые отчеты обычно составляются по итогам проведения конкретных мероприятий, а рабочие позволяют периодически анализировать выполненную работником работу (объем и результат).
Периодические отчеты могут быть: ежедневными (могут использоваться для мониторинга важных краткосрочных проектов или же во время испытательного срока сотрудника), еженедельными (наиболее часто встречаются), ежемесячные, квартальные и готовые (подобный вид отчетов содержит большой объем аналитической информации и предоставляется он обычно высшему руководству).
2
Итак, как же составить отчет о работе правильно?
Сначала необходимо определиться со сроками отчета и запланировать в своем рабочем графике время на его составление. Это может быть небольшое количество времени ежедневно или же конкретно выделенное время для составление всего отчета сразу, самое главное не тянуть до дедлайна.
3
Прежде всего, определитесь с конечными целями своей работы. По своему содержанию отчет должен быть информативным, ясным и желательно кратким. Не забывайте о «правиле семи», которое говорит о том, что наше сознание способно эффективно усвоить одновременно 7 элементов (+/-2). Соответственно в отчете желательно выделить именно такое количество пунктов или разделов.
4
Важно уметь акцентировать внимание именно на результатах свой деятельности, описывая, какие задачи были выполнены, а не просто перечислять выполненные действия за определенный период.
5
Для большей наглядности снабдите свой ответ таблицами, рисунками, диаграммами.
6
Ситуация упрощается, сели в вашей компании уже разработаны формы отчетов (бланки, таблицы, которые необходимо заполнить, внося свои комментарии )
7
Большое значение имеет не только что вы написали в отчете, но и как его отправили. Тут следует запомнить золотое правило: ежедневные отчеты отправляются в конце рабочего дня, а не на утром следующего. Еженедельные - в пятницу вечером, а не в понедельник утром.
8
Еще один совет: прежде чем отправить отчет, прочитайте его еще раз, постарайтесь сделать это глазами своего руководства. Какие вопросы у вас возникли? Возможно, необходимо что-то дополнить или же наоборот где-то максимально упростить информацию.
Обратите внимание
Помните, грамотный отчет поможет вам правильно донести руководству результаты своей работы, поможет наладить необходимую обратную связь с руководством.
Обратите внимание
Любой отчет не должен по объему превышать страницы текста. Умение кратко излагать суть высоко ценится начальством, так же, как и наглядность представления информации.
Полезный совет
Не откладывайте написание отчета на последний момент, если вы каждый день будете минут по 5 в конце рабочего дня уделять написанию отчета, то итоговый отчет за неделю вам не составит труда написать, поскольку весь материал практически уже готов.
Источники:
  • отчет о выполненной работе образец
Поиск
Совет полезен?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500