Совет 1: Как составить справку

Очень часто кадровая или бухгалтерская служба предприятия по требованию органов государственной власти, органов местного самоуправления, других сторонних организаций, а также по письменному заявлению работника составляет ту или иную справку. Наиболее часто требуются справки, подтверждающие, что человек является сотрудником данного предприятия или справки о заработной плате. Составить справку, как и всякий другой официальный документ, нужно в соответствии с определенными правилами.
Инструкция
1
Для составления справок используются листы стандартной бумаги формата А4. Как правило, справки предоставляются во внешние организации, то вид их может быть формализован и представлять собой бланк предприятия, с размещенным посередине листа словом «Справка».
2
Если текст справки стандартный и короткий, то можно использовать специальные бланки формата А5. На них указываются выходные данные предприятия и располагается трафаретный текст, в который вписывается фамилия сотрудника, на которого составлена справка и данные организации, в которую она предоставляется.
3
Организация, в которую справка предоставляется, должна быть упомянута обязательно. Ее можно указать или в правом верхнем углу бланка в качестве адресата, или в тексте документа. В последнем случае эта организация указывается в последнем абзаце текста, который должен начинаться словами «Справка выдана для предоставления в…».
4
Текст справки следует начинать со слова «Дана» с указанием фамилии, имени и отчества сотрудника, на которого предоставляются сведения, в дательном падеже. Здесь же указывается его должность и стаж работы на данном предприятии.
5
На справке обязательно должна быть указана дата ее составления и, если выдача справок на предприятии учитывается, порядковый номер документа. После текста должна стоять подпись должностного лица, выдавшего справку и подпись руководителя предприятия, если справка предоставляется в стороннюю организацию. Подписи заверяются печатью.

Совет 2: Как составить справку с места работы

Органы государственной службы, местного самоуправления, другие сторонние организации, а также работники предприятия имеют право обратиться в его кадровую службу для предоставления справок о сотрудниках. Справка с места работы предоставляется кадровой службой предприятия на основании письменного заявления. В нем сотрудник должен указать, для какой цели эта справка потребовалась: для оформления туристической визы, кредита, предоставления в ГАИ и пр.
Инструкция
1
Оформление справки должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003, в котором установлены требования к оформлению текстовых документов. Поскольку справка с места работы является внешним документом, то печатайте ее на бланке предприятия. На нем должно быть указано полное наименование предприятия, его почтовый адрес, банковские реквизиты и контактные телефоны.
2
В верхней строке левого угла укажите дату составления справки. В следующей строчке после двойного отступа посредине листа напечатайте большими буквами слово «Справка».
3
Организация, в которую данная справка предоставляется, должна обязательно быть упомянута в ее тексте. Это можно сделать, поместив ее наименование в правом верхнем углу в качестве адресата или непосредственно в текстовой части справки, начав последний абзац словами: «Справка дана для предоставления в...». Укажите в тексте полное наименование той организации, для которой справка потребовалась.
4
Текстовую часть справки начните со слова «Дана», укажите затем фамилию, имя и отчество сотрудника, которому она потребовалась. Напишите полное наименование своего предприятия и дату, с которого данный сотрудник трудится на нем, не забудьте упомянуть, работает ли он в настоящее время. Укажите должность сотрудника и его средний ежемесячный заработок.
5
В том случае, если справка затребована для оформления туристической визы, укажите в ней, что рабочее место, занимаемое работником, будет сохранено за ним на время его отсутствия, и что на время поездки он будет находиться в оплачиваемом трудовом отпуске.
6
После текстовой части поставьте должности и фамилии лиц, которые по регламенту предприятия уполномочены на подписание подобных справок. В любом случае, кроме подписи руководителя предприятия на ней должна быть виза начальника отдела кадров и главного бухгалтера. После подписания, проставьте даты и заверьте подписи печатью предприятия.

Совет 3: Как составить справку-объективку

Справка об объективных сведениях часто называется просто – справка-объективка. Этот документ, составляемый в отделе кадров, представляет информацию о карьерном пути сотрудника, его уровне образования и личных качествах.

Разновидности справок-объективок

Учитывая, что для составления справок-объективок не существует общих утвержденных норм, в каждой организации к их оформлению подходят исходя из конкретных целей. Чаще всего документ представляется для внутреннего использования при рассмотрении кандидатур на повышение, прохождение переаттестации и пр. Внешние адресаты справок-объективок – это банки, правоохранительные органы и общественные организации.

Для внутренних целей чаще всего используется сокращенная форма справки. Она включает в себя сведения о дате и месте рождения, образовании, повышении квалификации, наградах и опыте работы.

Расширенная справка-объективка, которая зачастую составляется для внешнего использования, помимо указанных характеристик содержит сведения о личных качествах, заслугах и уровне профессиональной компетенции.

Особенности составления

Нередко справки-объективки сравнивают с характеристиками и резюме. Отличием документа об объектиовных сведений является то, что все указания о фактической информации должны быть строго подтверждены документами, имеющимися в распоряжении у отдела кадров. Если в резюме допустимо указывать опыт работы, не подтверждаемый записями в трудовой книжке, то в справке-объективке такие сведения не отражаются.

Кроме того, справка-объективка оформляется работодателем и закрепляется подписями руководителя, начальника отдела кадров и печатью организации.

За исключением графы о личных качествах, объективка имеет фактический характер отражения информации, в то время, как характеристика имеет ярко выраженную оценочную стилистику.

Визуально документ составляется в следующей последовательности:

  1.  сведения о кандидате (сотруднике, соискателе);
  2.  опыт работы;
  3.  дополнительная информация.

Блок информации сведения о кандидате заполняется в именительном падеже. Здесь указывается текущее место работы и должность, место постоянного проживания и, в редких случаях, серия и номер паспорта. Полные наименования учебных заведений, оконченные кандидатом, сопровождаются специальностью по диплому, формой обучения (очная, заочная, очно-заочная) и периодом обучения.

В зависимости от целей составления, первый блок документа может включать в себя такие графы, как партийная принадлежность, членство в общественных объединениях, сведения о наградах и поощрениях, наличие судимости и пр. К документу нередко подклеивается фотография кандидата.

Второй блок информации содержит данные об опыте работы в соответствии с записями в трудовой книжке. Чаще всего он составляется в табличной форме, с указанием даты поступления и ухода, наименования должности и места работы.

Заключительная графа, как правило, состоит из блока с контактными данными, сведениями о семейном положении и номерах телефонов. Нередко дополнительные данные служат для описания деловых и профессиональных качеств кандидата, служащих обоснованием для получения повышения по службе.

Видео по теме
Поиск
Совет полезен?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500