Вам понадобится
  • Компьютер с выходом в интернет и справочными программами по городу, телефон.
Инструкция
1
Определиться с темой конференции, числом потенциальных участников, сроками проведения и лекторами. Провести переговоры с лекторами для получения согласия на выступление.
2
Исходя из тематики и планируемого числе участников необходимо подобрать варианты мест проведения конференции. Это могут быть Дома культуры, конференц-залы гостиниц, рестораны, базы отдыха и другое. Подбор осуществляется по средствам поиска в сети интернет и различных справочниках города, на основе полученных данных формируется таблица потенциальных мест с указанием названия, адреса, телефона, количества мест, стоимости и наличия необходимого оборудования (например, проектора, экрана, микрофона).
3
Прозвонить получившуюся базу потенциальных мест и уточнить по возможности проведения в желаемые дни, стоимости аренды, наличию дополнительных услуг (например, организации фуршета). В результате выбрать место проведения и дату.
4
Разработать фирменный стиль конференции (символ, слоган, цвета и другое) и определиться с необходимой продукцией (фирменные блокноты, ручки, приглашения, футболки и другое). Заказать продукцию для мероприятия в сувенирных компаниях. Также сформировать планируемую программу.
5
Отправить приглашения потенциальных участникам на фирменных бланках по электронной почте или по средствам нестандартного решения при помощи курьера/почты (например, на конференцию по флористике в виде цветка из ткани на дизайнерском картоне).
6
Регистрация участников, детализация программы, помощь в трансфере и подборе места проживания (в случае такой необходимости). Работа с субподрядчиками по организации фуршета, фотосъемки и другое.
7
Накануне мероприятия проверить готовность зала - оборудование, сувенирная продукция, организация фуршета и другое.
8
Во время мероприятия необходимо координировать работу субподрядчиков: промоутеров, кейтеринговые службы, фотографов и другое.
9
После конференции отправить по электронной почте на фирменном бланке благодарность за участие в мероприятие, можно попросить дать отзывы.