Инструкция
1
Уточните сроки подачи заявки. Опоздания могут быть недопустимы. Как считается срок - в момент вашей отправки? Или в момент получения заявки ответственным лицом? Есть ли между вашими городами разница во времени?
2
Получите образец. Если формируете заявку впервые, возьмите образец ее заполнения. Даже простые поля в бланке могут заполняться с какими-либо нюансами. Надо ли заполнять все печатными буквами? В каком формате пишется дата? Нужна ли расшифровка подписи? Образец даст ответ на все подобные вопросы.
3
Спросите о типичных ошибках. Человек, обрабатывающий заявки, может дать ценную информацию. Новички, как правило, спотыкаются на одном и том же. Будьте предусмотрительны.
4
Выясните, где берутся необходимые данные. Для формирования заявки могут понадобиться цифры, доступ к которым вы не имеете. С кем необходимо связаться? Будет ли у человека время, чтобы вы не опоздали с заявкой?
5
Продумайте возможные риски. Если цифры находятся в компьютере, а в день заявки отключат свет, что вы будете делать? Если человек, который должен предоставить информацию, вдруг заболеет, кто его может заменить? Если заявку должен завизировать руководитель, будет ли он на месте? Заранее спрогнозируйте такие случаи.
6
Напишите и протестируйте черновик. Сначала "заполните" заявку в тетради. Убедитесь, что ничего не упущено.
7
Аккуратно перепишите заявку. Будет ли понятен ваш почерк?
8
Подайте заявку ответственному лицу. Если его нет на месте, где гарантия, что другой человек не забудет передать заявку?
9
Убедитесь, что заявка принята. Позвоните и уточните.