Совет 1: Как планировать свою работу

Мы с вами живем в сумасшедшее время. Неожиданные телефонные звонки, крайние сроки, постоянно меняющиеся приоритеты, аварийные случаи и прочее постоянно уводят нас в сторону от намеченных планов. Именно поэтому крайне важно знать, чего вы желаете добиться в течение каждой недели, месяца или года и планировать работу. Также нужно обладать выдержкой и самообладанием, чтобы поддерживаться плана работы. Успешно спланировать свою работу вам поможет данная инструкция.
Инструкция
1
Сначала составьте список. Желательно сделать это на бумаге или хотя бы в компьютере. Первый вариант лучше, поскольку план будет всегда под рукой. Распишите, что бы вы хотели на этой неделе сделать, включая все встречи и важные звонки.
2
Составив план, следуйте ему неукоснительно, выполняя все необходимые дела при первой же возможности (потом отдохнете больше). В течение недели могут появиться дела, которые вам непременно захочется внести в список. Что ж, вносите. Но никогда (!) не удаляйте из указанного списка пункты.
3
По окончании недели займитесь анализом выполненных дел. Этот этап, к великому сожалению, многие люди упускают из виду. А ведь анализ действий прошедшей недели не менее важен, чем составление нового списка. Например, если вы быстро управились со всеми поставленными задачами, быть может, имеет смысл больше себя нагружать? И наоборот, если вы чего-то ну никак не успеваете, значит нужно сбавить обороты. Учитывайте эти моменты при составлении нового делового графика. По идее на анализ действий прошедшей недели нужно тратить в два раза больше времени, чем на планирование будущей.
4
Составьте новый список. На основании данных, полученных в результате анализа выполненных за неделю действий, составьте список дел на предстоящую неделю.
5
Если вы будете регулярно придерживаться приведенных выше правил, будут происходить две важные вещи. Первое – будет выполняться масса работы, потому как без плана вы бы выполняли в два раза меньше дел. И второе (не менее важное) – вы наверняка сможете обнаружить в себе модели поведения, о существовании коих вы даже никогда не догадывались. К тому же, анализируя все свои списки, вы увидите (может быть), что некоторые типы заданий случайно или намеренно вами избегаются. Осознав этот факт, вы получите возможность как-то скорректировать свои действия и внести внутренние изменения, чтобы добиться большей эффективности своей работы.

Совет 2: Как спланировать работу

Вероятно, всем знакомо ощущение острого цейтнота, когда новые дела как будто валятся на голову, а времени катастрофически ни на что не хватает. Подобный кратковременный цейтнот сам по себе не опасен, хоть и не особо приятен, но когда он становится хроническим и превращается в стиль жизни, – это уже проблема. Для того чтобы избежать положения «белки в колесе» и сохранить свои нервы, необходимо научиться планировать работу.
Инструкция
1
Искусство тайм-менеджмента в первую очередь подразумевает умение грамотно расставлять приоритеты. Не нужно пытаться сделать все имеющиеся дела сразу, это все равно бесполезно. Намного важнее распределить их по степени значимости и срочности и выполнять последовательно.
2
Для большей наглядности удобно расписать стоящие задачи в виде квадратной схемы. Для этого нарисуйте большой квадрат и поделите его на четыре части. В верхний левый угол впишите дела, имеющие статус самых важных и срочных. В верхнем правом квадрате пусть расположатся задачи важные, но не срочные, долговременные. В нижней части большого квадрата соответственно будут находиться дела маловажные, но срочные, и неважные и несрочные, но требующие решения. На основе полученной схемы составьте списки выполнения дел в порядке их очередности.
3
Теперь, когда перед вами наглядно представлены все задачи, которые необходимо решить, можно переходить к более частному планированию – повседневному. Список дел на день лучше составлять не с утра, а накануне вечером. Во-первых, так у вас будет больше возможности их обдумать, во-вторых, ваше сознание за вечер и ночь успеет проанализировать поставленные задачи и выработать план решения.
4
Для организации своей деятельности в течение дня используйте различные подсобные средства, позволяющие разгрузить память: органайзеры, компьютерные программы-напоминалки, электронные календари в телефонах с памятками и звуковыми сигналами. Записывайте буквально все свои планы и предстоящие дела. Таким способом вы избавитесь от страха что-то забыть, то есть снизите нервное напряжение, и освободите свою кратковременную память для текущих вопросов.
5
Во время планирования работы на день не забывайте оставлять между отдельными задачами небольшие временные люфты, то есть запасы времени, которые смогут сохранить ваши нервы в случае, если что-то пойдет не совсем так, как было запланировано. К примеру, вы должны в течение дня провести три встречи и сделать пять деловых звонков. На каждую встречу вы отводите один час времени, а на звонок 15 минут. Когда же будете составлять дневной план, внесите между отдельными звонками и встречами еще дополнительные 15-45 минут на непредвиденные обстоятельства. Если их не возникнет, вы просто продолжите свою работу в запланированном режиме. Если же что-то вас задержит в процессе телефонного разговора или на деловой встрече, это никак не скажется на выполнении других задач и сохранении плана в целом.
Источники:
  • Как спланировать рабочий день: Советы тайм-менеджеров
  • как спланировать свою работу
Видео по теме
Источники:
  • как планируется работа
Поиск
Совет полезен?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500