Вам понадобится
  • - официальный бланк организации;
  • - компьютер;
  • - принтер.
Инструкция
1
Составьте черновик письма. Не пренебрегайте этим этапом подготовки документа. Он позволит вам привести мысли в порядок и подобрать максимально корректные фразы.
2
Начните текст с традиционного обращения к получателю: «Уважаемый Иван Иванович!» или «Многоуважаемый г-н Иванов!». Не используйте другие формулировки, ведь письменный отказ носит официальный характер.
3
В левом верхнем углу укажите адресата письма: наименование компании, должность, фамилию, инициалы сотрудника или фамилию и инициалы частного лица. Сведения о вашей компании будут представлены на официальном бланке в правом верхнем углу.
4
Напишите основную часть документа. Вначале повторите поступившую просьбу или предложение. Безусловно, не нужно полностью переписывать текст входящего документа. Достаточно в нескольких словах изложить его суть, используя традиционные обороты деловой речи: «В соответствии с вашим запросом о предоставлении копии приказа …» или «В ответ на вашу просьбу о продлении срока льготного кредитования сообщаем…».
5
Дальше перечислите причины отказа. Объяснение негативного ответа должно быть кратким, логичным, твердым по сути, но не резким по форме. Не искажайте ситуацию, не приводите несуществующие факты и неправдоподобные аргументы. По возможности подтверждайте свои слова ссылками на законодательные и нормативные акты. Но не впадайте в крайности. Перегружая письмо пространными объяснениями и многословными извинениями, вы рискуете еще больше рассердить адресата.
6
Заключительную часть письма начните со стандартной формулировки, позволяющей вам оставаться вежливым, но непреклонным в своем решении: «Учитывая изложенные выше факты, мы, к сожалению, вынуждены отказаться от сотрудничества с вашей компанией» или «С сожалением сообщаем о невозможности дальнейшего продления кредитной линии».
7
Попробуйте смягчить отказ. С этой целью сообщите адресату о других вариантах сотрудничества, о новых услугах вашей компании, которыми он может воспользоваться на льготных условиях, о возможности повторного рассмотрения его просьбы через определенное время и т.д. Вся информация должна быть абсолютно достоверной и актуальной.
8
Перечитайте черновой вариант письма. Исправьте ошибки, внесите необходимые дополнения и поправки. Распечатайте отказ на официальном бланке организации, подпишите у руководителя и направьте адресату.