Инструкция
1
Информация, которую содержит картотека, должна быть легкодоступна, независимо от объема накопителя данных. Поэтому разбейте весь объем на блоки, например, по алфавиту или дате. Это поможет вам в краткие сроки найти нужную информацию (карточку).
2
Все записи в картотеке должны быть оформлены аккуратно. Например, если названия написаны от руки, они должны быть понятны, без помарок, ведь это затруднит поиск нужной информации.
3
Картотека должна храниться в специально отведенном месте, например, в стеллаже. Ящики должны соответствовать размеру карточек. Обязательно составьте опись содержимого, так вам не придется постоянно перелистывать ненужные данные. По мере пополнения данных вносите информацию и в опись.
4
Поисковые признаки, содержащиеся в элементах картотеки (карточках, файлах и т.п.), должны быть жестко систематизированы. Для примера, если это картотека на цветы, поисковые признаки («ключи») во всех элементах должны быть выставлены одинаково. Для этого составьте «скелет» поискового элемента.
5
Допустим, вы хотите составить картотеку своих цветов. Все они имеют разные признаки, но состоят из ряда одинаковых элементов: соцветие, стебель, лист, корень и т.д. Соответственно, все эти элементы должны содержаться в «скелете». Например, наименование — «Подсолнечник», форма соцветия — «Круглая», цвет — «Желтый» и т.д.
6
К любому собранию данных должен прилагаться «Список поисковых признаков». В архиве, составленном из обычных карточек, это может быть текстовой документ; для виртуальной формы архива - выпадающий список, из которого пользователь выберет нужный ему признак. Если вы ведете картотеку в электронном виде, обязательно создайте дубль на съемный диск, ведь жесткий диск может сгореть в любое время.