Совет 1: Как возмещать расходы по командировочным

При отправлении в командировку сотрудникам фирмы возмещаются в полном размере расходы, понесенные за время поездки. Они подтверждаются документально, являются приложением к авансовому отчету, отчету по командировке. Затраты, которые оплачиваются компанией, прописываются в локальном акте предприятия, называемом «Положение о командировке».
Вам понадобится
  • - документы на командировку;
  • - авансовый отчет;
  • - подтверждающие документы;
  • - коллективный договор компании.
Инструкция
1
Если в вашей фирме изначально предполагается отправление работников в командировку, порядок оформления документов и возмещения расходов во время поездки пропишите в коллективном договоре, другом локальном нормативном акте организации. Как правило, такой документ называется положением о командировке. Обязательно ознакомьте сотрудников под расписку с договором. При наличии в фирме профсоюзной организации учтите мнение ее председателя, являющегося выборным органом.
2
После возвращения сотрудник обязан оформить отчет по командировке, в том числе и авансовые отчет, на основании этих документов производятся выплаты. Причем авансовые отчет заполняется в течение трех дней с момента прибытия в компанию. При отправлении в поездку работнику бухгалтерией выдаются подотчетные деньги. Если сумма фактически потраченных и выданных ранее денежных средств специалисту отличаются между собой, делается перерасчет. В таком случае разница возвращается работником в кассу предприятия, если она положительная, или выдается сотруднику при отрицательном результате. Причем сумма документа АО-1 утверждается директором. Только после этого производятся выплаты, перерасчет (если это имеет место).
3
При оформлении авансового отчета на оборотной стороне документа специалистом, вернувшимся из командировки, прописывается перечень затрат, произведенных в поездке. Затем пишется список документов, являющихся подтверждением расходов. Это билеты (авто, авиа, ж/д), чеки на оплату питания, жилья и других затрат, которые согласованы с работодателем. Учтите, что суточные подтверждать не нужно, так как их размер, как правило, фиксированный. Все расходы, связанные с командировкой, освобождаются от обложения налогом на прибыль. Причем имеются установленные суммы, в пределах которых можно учесть суточные в качестве расходов, освобожденных от уплаты налога.

Совет 2: Как оплатить проезд сотруднику

Порядок оплаты проезда сотрудникам организации зависит от того, как квалифицируется проезд. Работа, имеющая разъездной характер, предполагает компенсацию, точно так же, как и поездки сотрудников в командировки. Служебной командировкой, согласно ст. 166 Трудового Кодекса РФ, считается любая поездка вне места постоянной работы сотрудника по письменному распоряжению работодателя на определенный срок по служебному поручению.
Инструкция
1
Чтобы оплатить проезд сотруднику в командировку, ее нужно оформить соответствующим образом. Издайте приказ о направлении сотрудника в командировку, выпишите ему командировочное удостоверение, а также служебное задание по унифицированной форме, в которую также входит отчет о выполнении. Чтобы все соответствовало букве закона, в трудовом договоре должно быть указан адрес стационарного рабочего места этого работника.
2
Согласно ст. 168 ТК РФ, работодатель обязан оплатить расходы сотруднику, направляющемуся по приказу в командировку. К ним относятся расходы: на проезд к месту командировки, по найму жилого помещения, компенсационные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства – суточные, иные расходы, которые будут произведены с ведома работодателя.
3
Размеры компенсационных выплат и порядок возмещения командировочных расходов определите в соответствии с коллективным договором вашего предприятия или локальными нормативными актами, разработанными по этому вопросу. Предприятие имеет право этими локальными актами устанавливать собственные размеры компенсаций, но, чтобы они не считались доходом и не облагались налогом, размер суточных для командированного работника в пределах территории РФ не должен превышать 700 рублей.
4
Предусмотрите соответствующие компенсации в локальных нормативных актах. В этом случае страховые взносы на компенсацию расходов на проезд от места пребывания работника до места командировки начисляться не будут. Согласно ст. 9 Закона «О страховых взносах…», выплаты, имеющие компенсационный характер, не облагаются страховыми взносами.
5
Не подлежат обложению НДФЛ, согласно п. 3 ст. 217 Налогового Кодекса РФ, документально подтвержденные расходы на билеты к месту назначения и обратно, транспортные и комиссионные сборы, оплата за проезд на вокзал и обратно в местах отправления, назначения и транзитных пересадок. Не учитываются как доход оплаченный организацией провоз багажа, расходы по найму жилья и услуг связи.
6
Расходы на проезд к месту работы от места, где командировочный снимает жилье, не признаются командировочными расходами, так же, как и иные расходы, возмещаемые работнику по решению руководства (поездки на такси, экскурсионное обслуживание). Если предприятие решило их возместить, то они подлежат включению в его совокупный доход и облагаются НДФЛ по ставке 13 процентов.
Источники:
  • Налоговый Кодекс РФ
  • сотруднику оплатили проезд

Совет 3: На какие гарантии может рассчитывать командированный сотрудник

В служебную командировку может быть направлен как основной работник, так и работник по совместительству. И в том и в другом случае работодатель обязан обеспечить ряд гарантий командированным.

Так, работодатель должен сохранить за работником место, его должность и средний заработок за период командировки. Кроме того, работнику возмещаются расходы по командировке.

Если в командировке работник заболел и период болезни подтвержден листком нетрудоспособности, работодатель обязан выплатить больничные, возместить расходы на проживание и оплатить суточные до того момента, пока работник не вернется к месту постоянной работы.

Порядок и размеры возмещения командировочных расходов сотрудникам госорганов, а также организаций, финансирование которых происходит через госбюджет, определяются нормативными актами РФ.

В негосударственных организациях возмещение командировочных расходов закрепляется в коллективных договорах или локальных нормативных актах. Причем на таких предприятиях может быть установлен различный размер возмещений в зависимости от занимаемой командированным работником должности.

К командировочным расходам, которые ложатся на плечи работодателя относятся также: расходы на проезд; расходы на проживание; суточные. Эти расходы должны быть оплачены авансом до отъезда работника в командировку.

Совет 4: Как отчитаться перед бухгалтерией

Некоторые руководители в процессе своей хозяйственной деятельности отправляют своих сотрудников в командировку. Как правило, работники тратят денежные средства на всевозможные нужды – проезд, проживание, питание и т.д. Конечно, расходы должны быть возмещены, но для этого по завершении командировки необходимо отчитаться перед бухгалтерией.
Инструкция
1
Первое, что вам необходимо сделать – это собрать все подтверждающие документы. Если во время командировки до рабочего места вы добирались железной дорогой, вам достаточно предъявить обычный билет, в случае авиаперелета понадобится посадочный талон и маршрутная квитанция, которую вам выдали при покупке билета.
2
В том случае, если вы потратили денежные средства на питание, например, на обед в ресторане, предоставьте в бухгалтерию квитанцию или счет, причем на нем непременно должен стоять оттиск печати заведения.
3
В случае какой-нибудь покупки для работы компании, вам необходимо предоставить товарный чек и квитанцию, также можете приложить и счет.
4
Собрав все чеки и квитанции, напишите заявление на возмещение командировочных расходов на имя руководителя организации. В данном документе перечислите все расходы поименно, с уточнением сумм. Можете оформить эту информацию в виде таблицы. Помните, что все расходы должны быть экономически обоснованными, только в этом случае бухгалтерия их может внести в состав расходов, тем самым уменьшая налоговую базу.
5
Некоторые организации используют так называемый приказ о порядке возмещения непредвиденных расходов. Форма составления его произвольная. Обычно в нем указываются цели таких затрат, срок, в который сотрудник должен предоставить подтверждающие расходы. Также в приказе можно прописать максимальную сумму расходов. Не забудьте указать и лицо, которое отвечает за покупку того или иного товара (услуги). После этого данный сотрудник должен поставить подпись, что означает его согласие с данным приказом.
6
После того как расходы подтверждены, и при этом они экономически обоснованы, руководитель предприятия должен ознакомиться с информацией и составить приказ о возмещении расходов. Помните, что сумма должна быть выплачена в течение трех дней после того, как подтверждающие документы сданы сотрудником.
Видео по теме
Источники:
  • Командировочные расходы: оплата труда во время командировки
Поиск
Совет полезен?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500