Совет 1: Как вести журнал о регистрации приказов

На каждом предприятии издаются приказы, распоряжения. Они делятся на следующие виды: по личному составу, по основной деятельности, по отпускам. По каждому из них рекомендуется вести отдельный журнал регистрации приказов. Специальной формы данного документа не существует, поэтому компанией бланк разрабатывается самостоятельно.
Вам понадобится
  • - документы компании;
  • - бланк журнала регистрации приказов;
  • - приказы по личному составу.
Инструкция
1
Разработайте коллективный договор по кадровой политике, включая порядок делопроизводства. В качестве приложения к локальному акту компании составьте журнал регистрации приказов. Учтите, что разные виды распоряжений фиксируются в отдельных журналах, так как у них отличается срок хранения. К примеру, приказы по личному составу хранятся 75 лет. Далее рассматривается порядок заполнения такого журнала.
2
На титульном листе журнала по регистрации приказов напишите полное наименование документа заглавными буквами. Затем укажите название организации. Если компания достаточно крупная, для каждой службы желательно вести такой журнал отдельно. Укажите дату, когда фактически заведен документ.
3
В первой графе укажите порядковый номер распоряжения. Во втором столбце напишите персональные данные, наименование должности лица, ответственного за ведение журнала. Приказы по личному составу, как правило, регистрирует кадровый сотрудник, который назначается ответственным соответствующим приказом директора.
4
В третьей графе журнала укажите номер приказа, присвоенный документу при издании. Для распоряжений по личному составу рекомендуется ставить литеру ЛС, для приказов по основной деятельности – ОД, для отпускных распорядительных документов – О. В четвертом столбце напишите дату составления приказа.
5
В пятом столбце желательно вписать персональные данные, название должности, отдела сотрудника, по которому составлен приказ. В шестой графе напишите содержание распоряжения. К примеру, прием на должность, расторжение договора, перевод на другую работу и тому подобное.
6
В седьмой графе ставится подпись ответственного лица, а в восьмом столбце журнала указывается номер папки, которая хранится в архиве. При смене ответственного специалиста обязательно составьте акт передачи документов.

Совет 2: Как обозначить приказы

Приказ — документ, имеющий большое практическое значение. В нем указывается некое конкретное действие: прием и увольнение работника, дисциплинарное взыскание, необходимость внедрения новой технологии и многое другое. Делопроизводитель должен обеспечить хранение этого вида документов и возможность быстро найти нужный. Для этого каждому приказу присваивается уникальный идентификационный номер.
Вам понадобится
  • - приказы;
  • - журнал учета;
  • - инструкция по кадровому делопроизводству;
  • - 2 или 3 скоросшивателя.
Инструкция
1
Форма регистрации приказов жестко не регламентирована законодательством. Существует типовая инструкция, изданная Росархивом 27 ноября 2000 года, где указано, что нумерация приказов по личному составу и основной деятельности должна вестись раздельно в пределах календарного года. Если вы работаете в небольшой фирме, где секретарь выполняет и работу делопроизводителя – заведите 3 скоросшивателя и 3 журнала регистрации.
2
Составьте инструкцию по делопроизводству. Она может состоять всего из нескольких пунктов. Укажите, какие приказы должны храниться 5 лет, а какие – 75. Напишите, на какие массивы делятся приказы по вашему предприятию и как вы решили их обозначать. Приказы по основной деятельности обычно нумеруются порядковым номером, а кадровые – номером и буквой. Например, номер может выглядеть как «Приказ №2 -л/с» или «Приказ №2-к». Для документов с разным сроком хранения придумайте разные обозначения. Например, краткосрочные можно помечать как кадровые, а длительные – как по личному составу.
3
Разделите приказы по кадрам на 2 части по срокам хранения. Документы о предоставлении очередного или учебного отпуска, краткосрочной командировке, поощрениях и дисциплинарных взысканиях хранятся 5 лет. Приказы о приеме на работу, переводу, увольнении, длительных командировках и длительных отпусках подшейте в другую папку. На обложках скоросшивателей напишите название папки и срок хранения. Приказы по основной деятельности подшейте отдельно
4
В крупных фирмах приказы оформляют разные службы. Документацию по основной деятельности, как правило, ведет секретарь, а по личному составу – отдел кадров. Соответственно, у каждого свой скоросшиватель и свои книги учета. Специалисту отдела кадров достаточно завести 2 книги и 2 папки, разделив документы по срокам хранения. Однако при очень большом документообороте нередко каждую папку делят по видам приказов. Если у вас на предприятии принята раздельная система хранения – все равно нумеруйте приказы по порядку в пределах общего массива и регистрируйте их в одном журнале.
5
Приказы по основной деятельности могут касаться не только всей фирмы, но и отдельных подразделений. Разработайте код для каждого отдела или управления. Это может быть литера или цифра. Не забудьте, что обозначение приказов по основной деятельности должно отличаться от того, которое принято в кадровом делопроизводстве вашей фирмы. Нумерация и в этом случае идет в пределах общего массива "основная деятельность".
Обратите внимание
Нередко случается, что делопроизводитель приходит на предприятие, где до этого никто не позаботился о порядке, документы перепутаны и нумеровались как попало. У нового сотрудника возникает желание во всем этом разобраться и перенумеровать то, что уже есть. Подумайте, стоит ли это делать. Разобрать приказы по массивам и по срокам хранения, безусловно, имеет смысл. Но менять обозначения кадровых приказов не следует. Номер должен в точности совпадать с тем, который проставлен в трудовой книжке принятого на работу или уволенного. Это может оказаться очень важным в случае какого-либо чрезвычайного происшествия. Например, если возникнет конфликтная ситуация и работник будет решать трудовой спор в суде. Разумеется, номер и дата на самом документе должны соответствовать данным в регистрационной книге.

.
Источники:
  • Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти
  • нумерация приказов по основной деятельности
Источники:
  • Образцы документов по кадрам
  • журнал регистрации приказов по личному составу
Поиск
Совет полезен?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500