Вам понадобится
  • - акт на уничтожение;
  • - акт по уничтожению;
  • - шредер (машина по измельчению бумаги).
Инструкция
1
Все архивные документы подлежат ежегодному пересмотру с целью отбора на уничтожение. Это позволяет своевременно освободить помещение для новых документов, полученных от предприятий для архивного хранения.
2
Произведите отбор документов для уничтожения. Основная масса архивных документов хранится 75 лет. Отбором документов занимаются штатные сотрудники архива.
3
После того как вы произвели отбор документов, составьте акт на уничтожение. Акт – это полная опись документов, подлежащих уничтожению. В нем необходимо указать порядковый номер каждого документа, описание. Напротив каждого документа укажите номер статьи или нормативного документа, на основании которого производится списание. Руководствуйтесь при этом перечнем типовых документов.
4
Учитывайте, что перечень может не содержать наименование всех документов, подлежащих списанию, поэтому архивист должен самостоятельно решить, к какой статье или типовому положению отнести тот или иной документ.
5
Акт на уничтожение должен быть оформлен согласно приложению № 4 «Об основных правилах работы архивов» за 2002 год. Оформленный документ должны подписать все члены созданной комиссии и уполномоченный представитель администрации архива.
6
К оформленному акту приложите еще один акт, в котором укажите общее количество документов, подлежащих уничтожению, а также их общий вес. Не забывайте, что первый акт без второго считается недействительным. И если при проверке обнаружится подобное нарушение, на ответственного представителя вашего архива может быть наложен административный штраф.
7
Непосредственное уничтожение вы можете доверить специализированной организации, которая оказывает массовые услуги данного рода и имеет промышленные шредеры или же можно произвести уничтожение самостоятельно, если ваша организация имеет собственный шредер.