Совет 1: Как оформить документы на уничтожение

Документы с истекшим сроком годности, хранящиеся в архиве, подлежат уничтожению, которое выполняется в несколько этапов. Сначала производится отбор документов, создается комиссия, составляется акт и происходит непосредственное уничтожение на шредерах.
Вам понадобится
  • - акт на уничтожение;
  • - акт по уничтожению;
  • - шредер (машина по измельчению бумаги).
Инструкция
1
Все архивные документы подлежат ежегодному пересмотру с целью отбора на уничтожение. Это позволяет своевременно освободить помещение для новых документов, полученных от предприятий для архивного хранения.
2
Произведите отбор документов для уничтожения. Основная масса архивных документов хранится 75 лет. Отбором документов занимаются штатные сотрудники архива.
3
После того как вы произвели отбор документов, составьте акт на уничтожение. Акт – это полная опись документов, подлежащих уничтожению. В нем необходимо указать порядковый номер каждого документа, описание. Напротив каждого документа укажите номер статьи или нормативного документа, на основании которого производится списание. Руководствуйтесь при этом перечнем типовых документов.
4
Учитывайте, что перечень может не содержать наименование всех документов, подлежащих списанию, поэтому архивист должен самостоятельно решить, к какой статье или типовому положению отнести тот или иной документ.
5
Акт на уничтожение должен быть оформлен согласно приложению № 4 «Об основных правилах работы архивов» за 2002 год. Оформленный документ должны подписать все члены созданной комиссии и уполномоченный представитель администрации архива.
6
К оформленному акту приложите еще один акт, в котором укажите общее количество документов, подлежащих уничтожению, а также их общий вес. Не забывайте, что первый акт без второго считается недействительным. И если при проверке обнаружится подобное нарушение, на ответственного представителя вашего архива может быть наложен административный штраф.
7
Непосредственное уничтожение вы можете доверить специализированной организации, которая оказывает массовые услуги данного рода и имеет промышленные шредеры или же можно произвести уничтожение самостоятельно, если ваша организация имеет собственный шредер.

Совет 2: Как уничтожить документы

Деятельность любой организации предполагает работу с документами. Часть из них со временем теряет актуальность и не используется в работе. Чтобы избавиться от ненужных бумаг, их обычно уничтожают. Уничтожение документов надлежит выполнять в строгом соответствии с правилами, установленными в делопроизводстве.
Вам понадобится
  • - акт об уничтожении;
  • - технические средства для уничтожения документов.
Инструкция
1
Ознакомьтесь с порядком уничтожения документов. Он распространяется как на документы на бумажных носителях, так и на те, что выполнены в электронной форме. Уничтожаются обычно документы, которые потеряли практическое значение и имеют истекший срок хранения. В первую очередь это относится к кадровым и бухгалтерским документам.
2
Проведите экспертизу ценности документов. Результатом ее должен стать акт о выделении и подготовке к уничтожению тех бумаг, которые больше не подлежат хранению. Срок хранения документов определяется действующей номенклатурой дел вашей организации. В отдельных случаях сроки уточняют по федеральным законам, постановлениям правительства, ведомственным или типовым перечням документов.
3
Составьте акт на уничтожение документов, проставив наименование структурного подразделения перед каждой группой заголовков. Однородные дела вносите в акт под одним общим заголовком, указывая при этом общее количество дел. Акт должен подписать сотрудник организации, который участвовал в экспертизе ценности документов. После этого акт утверждает руководитель.
4
Отбор дел для уничтожения проводите, используя полистный просмотр. Это позволит не пропустить случайно попавший в дело нужный документ. Если какие-либо материалы пролежали в месте хранения длительное время, их допускается пролистать выборочно, чтобы определить актуальность документов.
5
Выберите способ уничтожения включенных в акт документов. Их можно сжечь или использовать для этой цели уничтожитель бумаг. Иногда подлежащие уничтожению материалы передают для утилизации в специализированное предприятие, оформляя процедуру актом приема-сдачи и соответствующей накладной. Последний способ чаще всего применяется в том случае, когда объем документации значителен. Чтобы обеспечить конфиденциальность, обычно передачу дел и их уничтожение проводят под контролем сотрудника организации.
Видео по теме

Совет 3: Как обнаружить и исправить ошибки

При оформлении документов человек может допустить некоторые ошибки. Существует категория форм, в которых можно корректировать записи. К таким документам относят накладную, трудовую книжку и другие. Главное, чтобы ошибки были исправлены правильно.
Инструкция
1
В первую очередь убедитесь, что вы действительно допустили ошибку в оформленном документе. Например, вы составили накладную на отпуск материалов на склад. Через какое-то время обнаружили, что ошиблись в количестве единиц. Прежде чем вносить корректировочные записи, еще раз перепроверьте фактическое наличие материалов на складе. Также вы можете провести инвентаризацию. Для этого приказом назначьте членов и председателя комиссии, дату проведения инвентаризации, выделите объект проверки.
2
После того, как неточность в данных подтвердилась, внесите исправления в документ. Для этого в присутствии главного бухгалтера зачеркните неверную информацию одной чертой, сделайте это так, чтобы была возможность прочитать ранее указанные данные. Рядом укажите верные цифры, напишите формулировку «Исправленному верить». Поставьте дату внесения корректировочной записи, подпись и печать организации.
3
Если вы допустили ошибку в трудовой книжке, перепроверьте информацию. Для этого вам понадобится приказ. Допустим, сотрудника перевели на другую должность. Вы подозреваете, что указали неправильную формулировку должности. Поднимите распорядительный документ и сверьте данные. Если ошибка подтвердилась, вызовите владельца трудовой книжки, внесите исправления путем оформления корректировочной записи. Для этого под неверными сведениями напишите «Запись за номером __ недействительна». Еще строкой ниже укажите правильную формулировку, проставьте номер и дату приказа.
4
Заметьте, что в некоторые документы вносить изменения нельзя (например, в банковские и кассовые формы). Поэтому, если вы обнаружите ошибку, составьте акт об уничтожении бланков и утрате их юридической силы. После этого оформите новый документ с достоверными данными.
Видео по теме

Совет 4: Как обеспечить сохранность бухгалтерских документов

В первичной документации бухгалтерского учета предприятия содержится информация обо всех хозяйственных операциях, движении денег, начислении и выплате заработной платы, уплате налогов. На основании этих документов ведется учет, поэтому утрата даже одного документа искажает бухгалтерскую отчетность и является правовым нарушением. Согласно ст. 17 закона «О бухгалтерском учете», предприятия должны самостоятельно обеспечить сохранность бухгалтерских документов.
Инструкция
1
Закон определяет срок хранения первичной бухгалтерской документации в 5 лет, тогда как Налоговый Кодекс РФ ограничивает срок хранения 4-мя годами. Во избежание штрафных санкций, предусмотренных КоАП (ст. 15.11), следует все же придерживаться более длительных сроков, регламентированных законом. Кроме того, существует перечень, утвержденный приказом Росархива от 6 октября 2000 г. Согласно ему, срок хранения должен определяться в соответствии с видом каждого конкретного документа.
2
Установите приказом сроки хранения первичной бухгалтерской документации с учетом положения закона и регламентами, установленными перечнем. В приказе оговорите, с какого момента следует исчислять сроки хранения. В общем случае, началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором документ закончен делопроизводством. Для книги покупок и книги продаж начало срока хранения установите с даты последней записи (п.п. 15 и 27 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914).
3
Выделите для документов бухгалтерии отдельное помещение, которое необходимо оборудовать несгораемыми шкафами и специальными сейфами. Сейфы предназначаются для хранения бланков строгой отчетности, кроме того, в них можно хранить те бумаги и документы, которые имеют гриф «Коммерческая тайна». Определите приказом порядок доступа к этим сейфам, ответственных лиц, уполномоченных главным бухгалтером, а также порядок выдачи первичной документации из хранилища.
4
В том случае, когда предприятие достаточно крупное и документов много, организуйте специальный архив. В него следует передать бумаги, предназначенные для постоянного (вечного) и долговременного (свыше 10 лет) хранения. Все остальные бухгалтерские документы, сроком хранения до 10 лет включительно, храните в специальном помещении до момента их уничтожения.
Обратите внимание
Ответственность за обеспечение надлежащего порядка хранения бухгалтерской документации лежит на руководителе предприятия.
Источники:
  • Федеральный закон «О бухгалтерском учете»
Поиск
Совет полезен?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500