Совет 1: Как оформить приложения к документу

Составляя основной документ (заявление, стандартный договор, приказ и пр.) нужно помнить, что при необходимости приложения к нему поясняющих и уточняющих документов следует правильно их оформить. Несоблюдение правил может сделать юридически недействительным и основной документ. Поэтому будьте внимательны и помните о том, что действия по оформлению приложений строго регламентированы и требуют неукоснительного соблюдения нормативов ГОСТа Р 6.30-2003.
Инструкция
1
Для начала подготовьте документы, которые должны стать приложением к основному документу (письму, договору и пр.). Это могут быть графики (таблицы, перечни, акты и др.), напечатанные на отдельных листах, скрепленные по несколько листов в один документ или брошюры. Пронумеруйте их в соответствии с рекомендациями по оформлению приложений, перечисленными в ГОСТе.
2
На каждом из этих документов сделайте отметку о приложении. На первом листе документа напишите в верхнем правом углу «Приложение №» и поставьте порядковый номер. Сразу под ним напишите название распорядительного документа «к договору об оказании услуг» и его реквизиты (номер и дату подписания).
3
Отметку о приложении поместите и в основной документ. Это можно сделать в тексте в соответствующем разделе распорядительного документа. К примеру, при перечислении принятых постановлений сделать ссылку в конце каждого пункта с указанием номера приложения, соответствующего рассматриваемому вопросу. Но в большинстве случаев для перечня отводится место в конце основного документа. В таком случае раздел «Приложение» размещают сразу под основным текстом, но до подписей.
4
Непосредственно после указания названия раздела поместите перечень прилагаемых документов, оформив его в виде пронумерованного списка. В нем приведите наименование, число листов и экземпляров, не забывая о соблюдении нумерации. Количество листов в брошюрах не нужно указывать. Для документов, имеющих собственные приложения, необходимо сделать об этом отметку. При этом количество листов указать общее, то есть «всего».

Совет 2: Как оформлять приложение

Документ и приложения к нему рассматриваются как единый документ. Приложения, на которые имеются ссылки в тексте документа, являются его неотъемлемой частью.

Оформить приложение к договору или иному документу (положению, приказу) имеет смысл, когда:
- Прилагаемый документ слишком объемный и включать все его условия в документ нецелесообразно. Например, в качестве приложения можно оформить техническую документацию.

- Предусмотрен длительный срок действия документа. Его содержание может уточняться путем оформления приложений к нему. При заключении долгосрочного договора поставки, конкретные даты поставок, ассортимент, количество, стоимость, порядок доставки товаров может меняться. Конкретные условия каждой поставки будут определены в спецификациях. В случае противоречия между приложениями, будет применяться с более поздней датой подписания.

При оформлении приложения учтите следующие моменты.
Инструкция
1
В документе должны быть поименованы все приложения.
2
На самом приложении укажите: приложение №, указываем его порядковый номер, дату заключения, а также к какому документу является приложением.
3
Связь между приложением и основным документом обеспечивается одинаковым наименованием сторон.
4
Все приложения к договору должны содержать подписи уполномоченных лиц и печати.
5
Документ и приложения к нему сброшюруйте, страницы пронумеруйте и укажите их количество.
Обратите внимание
При отсутствии приложения, когда в нем определены существенные условия договора, договор может быть признан не заключенным.
Совет полезен?
В качестве приложения можно оформить акт приема-передачи, перечни ассортимента и количества товаров, имущества.
Источники:
  • ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
  • как указывать приложение в документе
Обратите внимание
Не забудьте, что приложения должны быть завизированы, ответственными за их составление лицами.
Полезный совет
Будьте внимательны и прикладывайте поясняющие документы в строгом соответствии с порядком нумерации приведенном в основном документе.
Источники:
  • как правильно оформить приложение
Поиск
Совет полезен?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500