Совет 1: Как провести эффективное совещание

Планерки, собрания и совещания – неотъемлемая часть рабочего процесса. Их главная задача заключается в коллективном анализе какой-либо служебной ситуации. Участники рабочих встреч могут и должны активно высказываться, обсуждать детали, предлагать варианты решения проблем. Чтобы совещание стало эффективным, организатор должен придерживаться определенных правил.
Вам понадобится
  • - повестка дня;
  • - регламент проведения совещания;
  • - протокол совещания.
Инструкция
1
Запомните основные признаки эффективного совещания. Их немного:1. Совещание имеет конкретную цель;2. Организатор провел всю необходимую подготовительную работу;3. На совещании присутствуют только заинтересованные сотрудники, имеющие непосредственное отношение к обсуждаемым вопросам;4. Дискуссия не отклоняется от основной темы;5. По итогам совещания определены ближайшие планы и сотрудникам даны конкретные поручения.Все эти вопросы руководитель должен контролировать лично, особенно если в организации еще не сформирован механизм проведения эффективных собраний.
2
Сформулируйте главную тему совещания. Она должна быть актуальной и понятной для сотрудников. Очень важно, чтобы рабочая встреча имела конкретную цель: разработать план мероприятия, одобрить решение, выдвинуть идею и т.д. К примеру, не стоит обсуждать мировой экономический кризис, если в вашем рекламном агентстве сократилось число заказчиков. Совещание в этом случае нужно посвятить расширению спектра услуг и изменению системы скидок.
3
Подготовьте подробную повестку собрания. В ней укажите основную тему, вопросы, которые планируется обсудить, фамилии и имена докладчиков, состав приглашенных, дату, время и место проведения мероприятия. Каждый пункт повестки должен детализировать основную тему совещания, отражать какой-либо ее аспект. Группировать вопросы можно либо по принципу «от простого к сложному», либо в аналитическом порядке – «имеющаяся ситуация – ее истоки – возможные варианты решения».
4
Приложите к повестке регламент совещания. В нем определите время на выступление основных докладчиков, на информацию содокладчиков, на уточняющие вопросы и на обсуждение. Составляйте регламент даже для небольших служебных собраний. Так вы приучите себя и своих сотрудников ценить рабочее время, укладываться в отведенные сроки, излагать мысли четко и по существу.
5
Ознакомьте сотрудников с повесткой дня заранее. Разошлите ее по корпоративной электронной почте или раздайте в руки каждому приглашенному на совещание. Попросите всех подготовиться к обсуждению. Акцентируйте внимание на том, что вы ждете от каждого участника предложений в рамках его компетенции.
6
Начните совещание собственным небольшим выступлением. В течение 3-5 минут расскажите о причине, побудившей вас организовать данное собрание, и о том результате, которого вы хотите достигнуть. Затем ознакомьте участников с повесткой дня и регламентом работы.
7
Руководите обсуждением. Поддерживайте доброжелательную, но конструктивную дискуссию. Побуждайте каждого участника совещания высказывать свое мнение, обращайтесь к «молчунам» с персональными вопросами, требующими развернутого ответа. Тактично, но твердо пресекайте попытки увести разговор в сторону от главной проблемы. По каждому вопросу подводите промежуточные итоги.
8
Завершая совещание, еще раз озвучьте принятые решения и поручения, данные сотрудникам. Убедитесь, что все участники поняли свои задачи и запомнили сроки их исполнения. Важные моменты внесите в протокол. Его копию направьте специалистам, ответственным за исполнение поручений, а также сотрудникам, участвующим в реализации принятых решений.

Совет 2: Как вести заседание

Заседание – это собрание узкого круга уполномоченных представителей, руководящих специалистов, рабочей группы, посвященное решению каких-либо актуальных вопросов. Это собрание в миниатюре, поэтому на заседании есть свой председатель – человек, который будет его вести.
Инструкция
1
Заседание может проводиться в плановом порядке с утвержденной регулярностью, или быть спонтанным, собранным для решения накопившихся текущих вопросов или фарс-мажорных обстоятельств. В любом случае ведет заседание должностное лицо, назначенное на этот пост официально. По сути, заседание проводится для того, чтобы дать возможность специалистам высказать свое мнение по тому или иному вопросу и принять коллегиальное решение.
2
Необходимо сообщить всем тем, кто должен присутствовать на заседании, его повестку: тему и перечень вопросов, требующих обсуждения, а также время и место проведения заседания. Это можно сделать телефонограммами или с помощью официальных уведомлений. Как правило, состав участников заседаний, уполномоченных для решения конкретных вопросов, определен. Поэтому, на заседании должен быть кворум, обеспечивающий легитимность принятых на нем решений. Перед началом заседания должен быть оформлен лист регистрации участников. Если кворум есть, то заседание можно будет начинать.
3
Ведущий заседание должен открывать его вступительным словом с указанием темы и перечислением вопросов, требующих решения, и закрывать собрание, резюмируя его итог. Его правом является предоставлять слово очередному выступающему, ставить вопросы на голосование и объявлять принятые решения. Он также обязан поддерживать порядок при проведении заседания и выносить постановления по порядку его ведения.
4
Неоспоримым правом ведущего является также прекращение записи желающих высказаться, ограничение времени их выступления и количества высказываний по одному и тому же вопросу. При нарушении порядка и регламента заседания ведущий может прервать или закрыть прения и закрыть или прервать заседание.
5
Во время заседания ведущий должен обеспечить заполнение протокола, который составляется по ходу и итогам этого управленческого действия. Протокол предназначен для документальной фиксации и оформления коллегиального обсуждения вопросов и принятых решений.
Видео по теме
Видео по теме
Источники:
  • Как провести эффективное совещание
Поиск
Совет полезен?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500