Совет 1: Как сделать запрос в архив

Архивное дело зародилось в связи с необходимостью накопления, систематизации и хранения информации. Но в первую очередь архивы были созданы для удовлетворения потребностей органов власти и граждан в получении утраченной информации, заботливо сохраненной в архиве. Когда необходимо восстановить информацию о родственниках, сведения социально-правового или иного характера, необходимо написать запрос в соответствующий архив.
Картотека архива
Инструкция
1
В архивах есть определенные правила обработки запросов граждан, юридических лиц и органов власти, поэтому залогом успеха является соблюдение несложных правил.Во-первых, запрос должен содержать сведения об отправителе. Для физического лица это фамилия, имя и отчество, для организации – название и идентифицирующие реквизиты.
2
Во-вторых, в тексте запроса необходимо указать свой обратный адрес, иначе работники архива просто не смогут отправить вам ответ.
3
В-третьих, необходимо предельно четко сформулировать свой вопрос. Если вы задались целью собрать сведения о своих предках, не нужно подробно описывать историю своей семьи. Не нужно формулировать расплывчатых пожеланий, формулировке вопроса необходимо уделить особое внимание. Дело в том, что по регламенту работы с обращениями и запросами граждан и организаций, ваш запрос в первую очередь попадет на рассмотрение руководителю архива. Руководитель определит классификационную принадлежность вопроса: генеалогический, тематический или социально-правовой. Исходя из характера запроса, руководитель архива передаст его на исполнение в соответствующий отдел. Понятно, что чем более расплывчата формулировка, тем больше вероятность неверного определения характера запроса и назначение его исполнителя. Запрос будет «гулять» из отдела в отдел, а вы тем временем будете ждать ответа.
4
Наконец, необходимо определить рамки запрашиваемой информации, например, хронологические или территориальные. Бесполезно просить найти всех ваших однофамильцев, необходимо указать хронологический период и территориальные рамки для поиска своих родственников.

Совет 2: Как послать запрос в архив

Вам нужно уточнить данные по своему трудовому стажу? Или вы составляете родословную своей семьи? Словом, вам нужна информация из архива. А раз она нужна, ее следует запросить. Если точной информации о месте событий у вас нет, допустим, вы расследуете судьбу давно умершего родственника, жизненный путь которого вам досконально не известен, направьте запрос в Росархив – Федеральное архивное агентство. Но если география поиска вам ясна, направлять запрос лучше в архив того региона, в котором происходили интересующие вас события.
Как послать запрос в архив
Вам понадобится
  • - бумага;
  • - ручка;
  • - почтовый конверт;
  • - компьютер;
  • - интернет-подключение.
Инструкция
1
Составьте заявление-запрос в свободной форме, но обязательно укажите в нем:- ваши ФИО, полный почтовый адрес, контактный телефон и e-mail;- тематику запроса, а также период времени, к которому относится интересующая вас информация;- все факты, которые вы знаете по теме запроса, изложенные четко и понятно, с использованием исключительно нормативной лексики;- форму и способы получения ответа (обычная почта, e-mail);- указание, куда вы уже обращались по данному вопросу (если такое было).
2
Отправьте запрос в нужный вам региональный архив Почтой России заказным письмом с уведомлением о вручении, либо по электронной почте. Контактные адреса и телефоны региональных архивов вы можете, при необходимости, уточнить на сайте Федерального архивного агентства (Росархива). На сайте также имеется специальная форма для направления запросов непосредственно в сам Росархив.
3
Ждите ответа на свой запрос. Какой-либо ответ на социально-правовые запросы должен последовать, максимум, через 30 дней после регистрации вашего заявления. Если срок исполнения вашего запроса будет увеличен, архивные работники должны будут вас об этом известить.
4
Повторите свой запрос, если никакой реакции в течение 30-ти дней не последовало. Возможно, ваше заявление просто потерялось. Если никакого ответа так и не поступило, запросите в органе управления архивным делом нужного вам региона, почему ваше обращение осталось без внимания.
5
Имейте в виду, что архив может вам отказать в предоставлении сведений. Но даже в этом случае в течение 15-ти дней архивные работники должны прислать вам мотивированный отказ в письменном виде.
6
Обжалуйте этот отказ, если сочтете его неправомерным, подав заявление руководителю Росархива, в Министерство культуры РФ, либо в суд. К заявлению обязательно приложите копию отказа.
Обратите внимание
По социально-правовым запросам информация из Росархива предоставляется бесплатно. К таким запросам относятся справки, подтверждающие трудовой стаж, службу в армии, получение образования, наличие наград, социальных льгот и т.п. Запросы тематические и генеалогические обрабатываются на платной основе. Также за деньги обрабатываются срочные запросы и предоставляется повторная информация из архива, если первоначальный ответ был вами утерян.
Источники:
  • Сайт Федерального архивного агентства (Росархива)
Обратите внимание
Исполнение этих запросов является приоритетным направлением деятельности архива.  Если военная служба (работа) проходила в нескольких воинских частях, запросы оформляются по каждой воинской части отдельно с указанием года и месяца прибытия и убытия. В запросах на подтверждение ранения или заболевания указывается номер госпиталя, в котором было закончено лечение.
Полезный совет
Порядок исполнения запросов в архиве. Запросы в архив поступают при личном обращении граждан, по почте и по электронной почте.  Исполнение запросов в архиве организуется при наличии в запросе следующих данных: названия организации-заявителя (или фамилии, имени и отчества для частного лица), почтового адреса, темы (вопроса), хронологических рамок запрашиваемой информации.
Источники:
  • запрос в архив
ПОИСК
Совет полезен?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500