Вам понадобится
  • - папки;
  • - скоросшиватель;
  • - карандаш;
  • - опись;
  • - передаточная опись.
Инструкция
1
Перед сдачей личных дел в архив тщательно подготовьте все имеющиеся документы, которые остались в отделе кадров после увольнения сотрудников. Законодательством установлены определенные сроки, в которые нужно успеть передать личные дела сотрудников для архивного хранения. Они не должны превышать 12 месяцев после состоявшегося увольнения.
2
Каждое личное дело разложите в обратном хронологическом порядке. Если при трудоустройстве первой страницей было заявление, написанное сотрудником о приеме на работу, в архивных документах первой страницей будет заявление, написанное на увольнение.
3
Все листы, сложенные в нужном порядке, подшейте скоросшивателем, пронумеруйте по порядку. На отдельном листе сделайте опись. Под порядковым номером внесите в нее все скрепленные листы личного дела.
4
Опись прикрепите сверху всех страниц. Если вы оформляете личное дело по каждому сотруднику отдельно, поместите его в картонную папку, крупными печатными буквами напишите первую букву фамилии сотрудника и год увольнения.
5
При передаче дел в архив допустимо складывать несколько дел уволившихся сотрудников в одну папку, но количество листов в ней не должно превышать 250. В одну папку сложите дела уволившихся сотрудников в один год, чьи фамилии начинаются на одинаковую букву. Такое оформление личных дел чаще всего используется на больших предприятиях, где в течение одного года проходит большой поток кадров.
6
По всем подготовленным делам составьте передаточную ведомость, которая имеет унифицированную форму. В графе №1 запишите порядковый номер каждого дела, в графе №2 – индекс каждого дела по номенклатуре, №3 – наименование заголовков дел, №4 – даты, №5 – количество передаваемых листов по каждому делу отдельно, №6 – сроки хранения, №7 – дополнения или имеющиеся примечания.