Инструкция
1
Создайте необходимые условия для хранения документов в архиве. Прежде всего помещение должно быть защищено от прямого влияния солнечного света, уровень влажности воздуха не должен превышать допустимого уровня, а также обязательно должен быть закрыт доступ для посторонних.
2
Учтите, что по требованиям к помещениям архива, его размещение не допускается в деревянных постройках, ветхих строениях, зданиях с сырыми основаниями, чердачными или подвальными помещениями. При этом помещение, предназначенное для хранения разных архивных документов в приспособленном здании должно быть изолировано от остальных помещений, которые расположены в данном здании. Также не допускается размещение архива в помещениях здания, которые заняты службами общественного питания, организациями, хранящими химические или пожароопасные вещества, пищевыми складами.
3
Расположите архив организации в здании, приспособленном или специально построенном для хранения документации. Помещение должно быть отдалено от опасных объектов согласно пожарной безопасности. К таким, например, можно отнести стоянки автомашин, бензоколонки, гаражи. Также вблизи помещения архива предприятия не должно существовать объектов, загрязняющих воздух.
4
Учтите при выборе помещения, подходящего для организации архива, что для нормальной работы архива необходимо несколько обособленных помещений: архивохранилище; помещение для приема документов; помещение для использования, находящихся на хранении документов; рабочая комната для сотрудников архива.
5
Отдалите архивохранилище от лабораторных, бытовых и производственных помещений. При этом, обратите внимание, чтобы оно не имело общих вентиляционных каналов с ними и отделялось от соседних помещений при помощи огнеупорных стен и перекрытий с пределом огнестойкости не меньше двух часов. Также, в помещении архива исключена прокладка труб канализации и водоснабжения.
6
Составьте для организации хранения «Положение о хранении документов» и утвердите его у руководителя. Кроме этого, по приказу руководителя должно быть назначено лицо, которое будет ответственно за архив. Также создается специальная экспертная комиссия, которая будет периодически проводить экспертизу документов на соответствие их сроков хранения.