Вам понадобится
  • - документы предприятия;
  • - сведения, которые следует донести до адресата;
  • - реквизиты получателя;
  • - правила делопроизводства.
Инструкция
1
Левый верхний угол информационного письма должен содержать название фирмы, которая желает донести определенные сведения до получателя. Впишите полный адрес места нахождения предприятия, номер контактного телефона. Если у компании имеется штамп, то следует поставить его, так как он состоит из всех необходимых реквизитов. Укажите дату составления письма, его исходящий номер. Как правило, информационное письмо является ответным на письмо-запрос. В таком случае напишите номер и дату входящего документа.
2
Правый верхний угол должен состоять из сведений об адресате. Если информационное письмо адресовано руководителю определенной компании, укажите его персональные данные, название должности, наименование предприятия и полный адрес его места расположения с индексом.
3
Укажите тему информационного письма. К примеру, о совещании или появлении новой продукции. Содержательная часть письма состоит из сведений, информации, которую следует донести до получателя. Она должна начинаться со слов: «Доводим до вашего сведения…», «Информируем вас о…», «Извещаем вас о…». Это зависит от того, какова цель ответного письма, которая кратко должна быть описана в документе и включать в себя необходимые данные.
4
Как правило, к информационному письму необходимо приложить материалы. Это могут быть прайс-листы, рекламные листовки, договора и другие документы. Название приложений следует указать в конце письма, а также вписать количество листов прилагаемых материалов.
5
Заканчивать информационное письмо нужно словами: «С уважением…» и тому подобное. Далее вписывается должность, персональные данные единоличного исполнительного органа, его заместителя или делопроизводителя. Один из перечисленных лиц (в зависимости от того, кто уполномочен заниматься написанием и отправлением деловых писем компании) ставит свою подпись, указывает номер своего контактного телефона.